एक अच्छा व्यवसायी जीवन में सफल होने के लिए समय प्रबंधन ( Time Management ) के साथ संघर्ष करता है। आपको कुछ घंटे में कई सारे काम करने होते हैं और उस काम को करने में रुकावटे भी आती है। इ मेल , फोन कॉल , प्रोजेक्ट , या मीटिंग सब को अपने निर्धारित समय पर सुरु और ख़त्म करना बहुत मुश्किल काम है। सभी छोटे बड़े व्यपारी अपने अलग अलग निर्धारित समय में अपने व्यवसाय को सफल रूप से चलाने के लिए अलग अलग भूमिकाये निभा रहे हैं। और समय पर काम न होना मतलब समय से ज्यादा काम होना। यह निराशाजनक और तनाव पूर्ण भी हो सकता है।

हम समय के सेकंड , मिनिट और घंटा को नहीं बदल सकते हैं लेकिन हम अपने काम करने के तरीके को जरूर बदल सकते हैं हम अपने समय को बेहतर तरीके से मैनेज करने और ( productivity ) उत्पादकता को बढ़ाने में समय के उपयोग के तरीके को बदल सकते हैं। यह एक ऐसा सौदा है जिसमे खुद को समय के साथ अनुशासित रखने का  लिया जाता है। यह थोड़ा मुश्किल है लेकिन आपके व्यापार को सफल बनाने में सहयोगी साबित होगी।

छोटे व्यापारी द्वारा (Time Management) समय प्रबंधन के जरिये अपने (productivity) उत्पादकता को बढ़ाने के तरीके ..

आइये अब जानते हैं कुछ ऐसे तरीके जिससे एक छोटे व्यापारी ( Time Management ) समय प्रबंधन के जरिये अपने ( productivity ) उत्पादकता को बढ़ा सकता है।

1. लक्ष्य निर्धारित करें

अच्छे समय प्रबंधन की नींव यह जानती है कि आप कहां जा रहे हैं और वहां कैसे पहुंचे, और लक्ष्य आपको ऐसा करने की समय योजना बनाने में मदद कर सकते हैं। वास्तव में स्पष्ट लक्ष्य के बिना कुछ भी हासिल करना मुश्किल है।  जब समय प्रबंधन और उत्पादकता की बात आती है, तो यह सबसे छोटा, अल्पकालिक लक्ष्य है जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण है।

आप अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों को मासिक लक्ष्यों में तोड़कर शुरू कर सकते हैं, फिर उन्हें साप्ताहिक और यहां तक ​​कि दैनिक लक्ष्यों में भी आगे तोड़ सकते हैं। प्रत्येक दिन के लिए आपके लक्ष्य आपको लक्ष्य निर्धारित करने और मापने में मदद करेंगे। 

2 . अपने काम की योजना बनाये। 

प्रभावी समय प्रबंधन के लिए अपने काम की योजना बनाना सबसे महत्वपूर्ण रणनीति है।  एक व्यापार मालिक के रूप में, आप निर्णय लेने, समय सीमा को पूरा करने, कागजी कार्य पूरा करने और ग्राहक सेवा जैसे मुद्दों को संभालने और अपने ग्राहकों को समझने जैसे कई सारे कार्य के दबाव में  होते हैं। इसलिए यदि आप अपने दिन की योजना नहीं बनाते हैं तो यह आपके व्यवसाय के लिए नुकसानदायक साबित हो सकता है 

आप इन योजना सुझावों का पालन भी कर सकते हैं। 

  • महत्व और तात्कालिकता के क्रम में कार्यों को प्राथमिकता दें।
  •  कार्यों के बगल में एक चेकमार्क रखें और कार्य को समाप्त करने के बाद उसे मार्क करे। 
  • अपॉइंटमेंट , डेडलाइन और विचारों को रिकॉर्ड करने के लिए एक फोन, टैबलेट, डायरी या दैनिक योजना कॉपी का उपयोग करे ।
  • बाधाओं, कर्मचारी कॉन्फ्रेंस और अन्य मामलों को संभालने के लिए नामित समय निर्धारित करें, और आग्रह करें कि लोग तत्काल मामलों को छोड़कर उस समय तक प्रतीक्षा करें।
  • आनवश्यक फ़ोन कॉल और ईमेल को तब तक अनदेखा करें जब तक आप उनके साथ सौदा करने के लिए तैयार नहीं हो जाते।
  • सबसे बड़ी व्यावसायिक लाभ पैदा करने वाली गतिविधियों पर अधिक समय बिताने की योजना बनाएं।

3. अपना ( Productivity Zone ) उत्पादकता क्षेत्र तय करे। 

कुछ लोग सुबह में सबसे अधिक उत्पादक, ऊर्जावान होते हैं, सुबह में उनका दिमाग फ्रेश , शुद्ध  होता है जब की प्रायः लोग सोये हुए होते हैं या फिर जग रहे होते हैं। कुछ लोग दोपहर को ज्यादा ऊर्जावान होते हैं और दोपहर को कार्य करना पसंद करते हैं। और कुछ लोग रात के उल्लू होते हैं उन्हें रात को काम करना ही पसंद होता है। आपको अपने काम को करने के लिए जो भी समय उपयुक्त लगता है उस समय कार्य को निर्धारित समय में पूरा करने की योजना बनाये। 

4. तत्काल या महत्व के अनुसार प्राथमिकता। 

निजी तौर पर, या व्यवसायिक तौर पर  आप हर सुबह सूची बनाये  और फिर उस सूची में क्रमशः उसे प्राथमिकता दे जो पहले किया जाना चाहिए। कुछ भी जो उस दिन पूरा नहीं होता है, उसे अगले दिन ले जाये  और कार्य को  प्राथमिकता के साथ पूरी तरह से शुरू करे ।

कार्य को शेड्यूलिंग करने की एक वजह यह भी है की आप अपने साप्ताहिक और दैनिक लक्ष्यों को क्रियाशील वस्तुओं में विभाजित कर सकते हैं और अपने दिन के दौरान उन्हें समय अवधि आवंटित कर सकते हैं।

यहाँ एक उदाहरण है:

7 AM: व्यायाम / ध्यान / नाश्ता

8 AM: अपनी दैनिक सूची बनाएं और कार्यों के लिए समय ब्लॉक असाइन करें

8:30 AM: ईमेल

9:30 AM: कॉन्फ्रेंस कॉल / मीटिंग्स

11:30 AM:  फोन कॉल का उत्तर दे / इ मेल का रिप्लाई करे 

12:30 PM: दोपहर का खाना

1:30 PM: क्रिएटिव वर्क, क्लाइंट के लिए प्रेजेंटेशन बनाएं/ क्लाइंट मीटिंग करे 

3:30 PM: अतिरिक्त फोन कॉल / ईमेल / जैसी बाधाओं के लिए समय सूची बनाये 

5:30 PM: प्रशासनिक कार्य, व्यापार विकास

9:30 PM: दोस्तों या परिवार के साथ रात्रिभोज

राष्ट्रपति आइज़ेनहोवर ने कहा, “महत्वपूर्ण बात शायद ही कभी जरूरी है, और जो भी जरूरी है वह शायद ही कभी महत्वपूर्ण है।” आइज़ेनहोवर विधि कार्यों को महत्वपूर्ण, महत्वपूर्ण नहीं, जरूरी और अनिवार्य रूप से वर्गीकृत करती है।

पारेतो सिद्धांत के अनुसार इसे अक्सर 80/20 नियम कहा जाता है और यह व्यवसाय में महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, अक्सर आपके 20 प्रतिशत अच्छे ग्राहक ही आपके 80 प्रतिशत ग्राहक को ले कर आते हैं। एक और व्याख्या यह है कि आपके काम का 20 प्रतिशत व्यवसाय का 80 प्रतिशत उत्पादन करते हैं। पारेतो का सबसे महत्वपूर्ण रिटर्न उत्पन्न करने वाले 20 प्रतिशत काम को निर्धारित समय में करने का समर्थन करता है।

5 . उत्तरदायित्व, जिम्मेदारियां

किसी भी व्यवसाय में प्रतिनिधित्व जिम्मेदारियां अक्सर सबसे कठिन काम में से एक होती हैं जो एक व्यापार मालिक को समय बचाने के लिए अपने कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व करना और कर्मचारी सही तरीके से काम  हैं या नहीं इसके लिए भी जिम्मेदार होना चाहिए, लेकिन यदि आप तनाव को कम करना चाहते हैं, अधिक हासिल करना चाहते हैं और व्यवसाय में वृद्धि करना चाहते  है तो कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व और उनकी जिम्मेदारी लेना अत्यंत आवश्यक है । अपने व्यावसायिक कार्यों को निम्न तरीके से व्यवस्थित करें:

  • कार्य जो आपको करना है
  • काम जो आप कर सकते हैं लेकिन अन्य आपको पूरा करने में मदद कर सकते हैं
  • कर्मचारी जिस काम को कर सकती हैं  आप उन्हें सही तरीके से पूरा करने में मदद कर सकते हैं
  • काम ऐसे करें कि दूसरों के मदद के बिना पूरा कर सके 

यहाँ आप 20 /80 का नियम भी लागू कर सकते है यदि आप कर्मचारी को 20 % प्रोत्साहित करते हैं तो उनकी उत्पादकता में 80 % की बृद्धि हो सकती है। उदाहरण के लिए आप अपने कर्मचारी को कह सकते हैं की ” मुझे विश्वाश है की तुम इस काम को अच्छी तरह से कर लोगे ”

6 . (Distractions) विचलन को कम करना

काम पर विचलन आसानी से किसी भी व्यापार मालिक को अपनी दैनिक योजना को छोड़ने का कारण बन सकता है। व्यवसाय में, प्रत्येक विक्रेता, ग्राहक और कर्मचारी आम तौर पर मालिक से बात करना चाहते हैं, इसलिए आप अपने काम के माहौल को नियंत्रित करे। , समय को प्रतिबंधित करे  और व्यक्तिगत विकृतियों से बचे।  ईमेल पढ़ने और फोन का जवाब समय पर दे इन सब से विचलित न हो। एक बाधा के बाद अपनी एकाग्रता प्राप्त करने में काफी समय बर्बाद हो जाता है। जितना अधिक आप कार्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करेंगे उतनी ही तेज़ी से आप उन्हें पूरा कर लेंगे।

उपर्युक्त छह  सुझावों के बाद पूरे दिन किसी भी छोटे व्यवसाय के मालिक और नियोक्ता को समय बचाने में मदद मिल सकती है। जब आप समय प्रबंधन को सक्रिय रूप से देखते हैं तो आप बेहतर काम करेंगे, तनाव से बचेंगे और अधिक आय अर्जित करेंगे।

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